Datenschutzordnung des Hartmannsdorfer Carnevals Club e.V. als Anlage zur Satzung
Allgemeine Grundsätze
Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten erfolgt im Verein nach den
Richtlinien der EU-weiten Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sowie des gültigen
Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Die Konformität zum Datenschutz im Umgang mit
personenbezogenen Daten im Verein wird insbesondere durch ein Datenschutzmanagementsystem
gewährleistet.
Mit dem Beitritt eines Mitglieds zum Verein erfolgt eine datenschutzrechtliche Unterrichtung des
Mitglieds gemäß Art. 13 Abs. 1 und Abs. 2 DS-GVO). Der Verein darf beim Vereinseintritt alle Daten
erheben (Aufnahmeantrag bzw. Beitrittserklärung), die zur Verfolgung der Vereinsziele und für die
Betreuung und Verwaltung der Mitglieder erforderlich sind (siehe Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO).
Erlaubnis zur Verwendung bildlicher Darstellungen für Werbezwecke
Das Mitglied erteilt dem Hartmannsdorfer Carnevals Club e.V. die Erlaubnis,
bildliche Darstellungen von ihm zu Werbezwecken im Internet zu veröffentlichen oder für andere Medien
wie gedruckte Publikationen zu verwenden.
Beitritt zum Verein
Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein folgende personenbezogene Daten auf:
• Vor- und Zuname
• Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort)
• Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail)
• Geburtsdatum
Die personenbezogenen Daten werden in einem vereinseigenen EDV-System gespeichert, welches
durch technische und organisatorische Maßnahmen vor einem unberechtigten Zugriff Dritter
geschützt ist.
Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein intern nur
erhoben und verarbeitet, wenn sie zur Erfüllung des Vereinszweckes nützlich sind und keine
Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der
Verarbeitung entgegensteht.
Austritt aus dem Verein
Beim Austritt von Mitgliedern werden alle gespeicherten Daten archiviert. Die archivierten Daten
werden ebenfalls durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der
Kenntnisnahme Dritter geschützt. Die archivierten Daten dürfen ebenfalls nur zu vereins- bzw.
verbandsinternen Zwecken verwendet werden.
Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung des Vereins
betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Kalenderjahre ab der
Wirksamkeit des Austritts durch den Verein aufbewahrt. Danach werden diese Daten gelöscht.
Übermittlung von Daten bei der Mitgliedermeldung
Als Mitglied des Verbandes Sächsischer Carneval e.V. und des BDK e.V. ist der Verein verpflichtet, seine
aktiven Mitglieder an den übergeordneten Verband zu melden. Die Datenweitergabe an den Verband,
einem Dachverband im Verhältnis zum Verein, stellt eine Datenübermittlung i.S.d. §3 Abs. 4 Satz 2 Nr. 3
BDSG dar.
Übermittelt werden dabei personenbezogene Daten nach dem Meldestandard des Verbandes.
Dies sind insbesondere bei aktiven Mitglieder folgende Daten:
• Vor- und Nachname, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht
• Ehrungsdaten (bisher erhaltene Ehrungen des Verbandes)
• Qualifikationen
• Datum Beitritt zur aktiven Mitgliedschaft
• Mitwirkung in den Gruppierungen des Vereins
Bei aktiven Mitgliedern mit besonderen Aufgaben bzw. Funktionen laut Vereinssatzung
(Vorstandsmitglieder, Ausschussmitglieder, Funktionsträger), werden die vollständige Adresse mit
Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie der Bezeichnung ihrer Funktion im Verein übermittelt.
Fördernde Mitglieder sowie Ehrenmitglieder werden nur statistisch, also ohne namentliche Meldung
übermittelt.
Der Verein erklärt ausdrücklich bei Abgabe einer Mitgliedermeldung an den übergeordneten
Verband, dass die Daten ausschließlich für verbandsinterne Zwecke verwendet werden dürfen; eine
Überlassung an Dritte ist untersagt bzw. bedarf der schriftlichen Einwilligung der Mitglieder des
Vereins.
Die Übermittlung der Mitgliedermeldung erfolgt in einem datentechnisch verschlüsselten Verfahren.
Sonstige Übermittlung von Daten an Dachverbände
Als Mitglied des Verbandes sächsischer Carneval e.V des BDK e.V. kann der Verein zur Erfüllung seiner
Aufgaben personenbezogene Daten bei folgenden Anlässen an die Verbände übermitteln:
• Beantragung von Ehrungen nach der Ehrungsordnung der Verbände oder weiterer Dachorganisationen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum, Ehrungshistorie
• Anmeldung zu Lehrgängen der Verrbände oder weiterer Dachorganisationen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum, eMail, Telefon
• Anmeldung zu Fachtagungen und Veranstaltungen der Verbände oder weiterer Dachorganisationen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum, eMail, Telefon
Die Übermittlung der Mitgliedermeldung erfolgt in einem datentechnisch verschlüsselten Verfahren.
Pressearbeit
Der Verein informiert die Tagespresse sowie die Verbandszeitschrift über Wettkampfergebnisse und
besondere Ereignisse. Solche Informationen werden überdies auf der Internetseite des Vereins
veröffentlicht.
Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung
widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied
weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von
der Homepage des Vereins entfernt. Der Verein benachrichtigt … (Namen der Verbände einsetzen,
denen der Verein angehört) von dem Widerspruch des Mitglieds.
Weitergabe von Mitgliedsdaten an Vereinsmitglieder
Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, insbesondere die Durchführung und die
Ergebnisse von Wettkämpfen, Ehrungen sowie Feierlichkeiten am schwarzen Brett des Vereins
bekannt. Dabei können personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht werden. Das einzelne
Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im
Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere
Veröffentlichung am schwarzen Brett.
Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, insbesondere die Durchführung und die
Ergebnisse von Wettkämpfen, Ehrungen sowie Feierlichkeiten in der Vereinszeitschrift bekannt. Das
einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung
widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied
eine weitere Veröffentlichung, mit Ausnahme von Ergebnissen aus Wettkämpfen.
Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder ausgehändigt,
die im Verein nach Satzung und/oder Geschäftsordnung eine besondere Funktion ausüben, welche
die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert. Macht ein Mitglied geltend, dass er die Mitgliederliste
zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte benötigt, händigt der Vorstand die Liste nur
gegen die schriftliche Versicherung aus, dass die Mitgliederdaten nicht zu anderen Zwecken
verwendet werden.
Auskunftsrecht
Sie haben das Recht, von uns Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unter
praesident@hartmannsdorfer-cc.de zu erhalten
Widerrufsrecht
Sofern die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Datenverarbeitung
im Rahmen einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft jederzeit kostenlos unter
praesident@hartmannsdorfer-cc.de zu widerrufen.
Hinweis auf Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Als Aufsichtsbehörde für die Einreichung von Beschwerden der Betroffenen zum Datenschutz steht
Aufsichtsbehörde des Landes Sachsen zur Verfügung.
Die Beschwerde kann online unter
saechsdsb@slt.sachsen.de
eingereicht werden.